Sinds de verplichting van de GDPR in 2018 zijn er heel wat zaken waar je rekening mee moet houden. Je mag sinds dien niet zomaar mails verzenden naar wie je maar wil.
Welke gegevens mag ik verzamelen en bewaren?
Allereerst moet je bekijken welke gegevens je hebt of wil verzamelen en op welke manier je dit wil doen. Wanneer het gaat om persoonsgegevens of van eenmanszaken moet je toestemming hebben voor de meeste acties en moet je de gegevens op een rechtmatige manier verkrijgen. Ook mag je enkel gegevens verzamelen die je nodig hebt om je overeenkomst of doelen uit te voeren. Je mag gegevens niet onbeperkt in tijd bewaren tenzij dat nodig is.
Wanneer je gegevens wil verwerken heb je een grondslag nodig. Een grondslag kan zijn:
- Toestemming van de gebruiker
- Wettelijke verplichting
- Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
- Algemeen belang
- Gerechtvaardigd belang
Privacyverklaring
Je moet melden aan de betrokken personen hoe je aan de gegevens komt, op basis van welke grondslag je de gegevens verwerkt, wat het doel is en welke termijn je de gegevens nodig hebt. Dit kan je doen via een privacyverklaring. Het is ook steeds aangeraden om dit kort te vermelden onder je e-mail bericht.
Mag ik klanten mailen?
Ja, je mag klanten mailen wanneer het gaat om een zelfde soort dienst of product. Soms is het natuurlijk ook verplicht om je klanten in te lichten en dan is een e-mail verzenden zeer eenvoudig om je klanten te bereiken, bijvoorbeeld wanneer je een prijswijziging van een abonnement doorvoert.
Wanneer je klanten een nieuwsbrief wil verzenden, kan je dit best zo snel mogelijk na dat ze klant zijn geworden doen. Je moet ze ook de mogelijkheid geven om geen mails meer te ontvangen ze kunnen dan zelf uitschrijven als ze geen mails meer willen ontvangen.
Wanneer heb je toestemming nodig?
Beste vraag je steeds toestemming, dan ben je zeker dat je mailings mag verzenden. Wanneer je toestemming vraagt moet dit wel duidelijk zijn, je moet eenvoudig uitleggen waar je precies toestemming voor vraagt. Wil je voor meerdere doelen toestemming vragen, dan moet dit per doel apart aangegeven worden. Je mag dus niet één toestemming vragen voor algemene voorwaarden en inschrijving op je nieuwsbrief.
Ook wanneer je een weggever doet door bijvoorbeeld een e-book gratis weg te geven mag je niet zomaar deze personen blijven mailen, wil je dat wel doen dan moet je toestemming vragen om verdere mailings te mogen verzenden. Je mag de gebruikers ook niet weigeren, je moet het mogelijk maken om je gratis e-book te downloaden niet in te schrijven om je nieuwsbrief. Hoe kan je dit oplossen:
- Je laat zich inschrijven op je nieuwsbrief waarna men de weggever (e-book) ontvangen door bijvoorbeeld te vermelden: Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief en ontvang ons gratis e-book.
- Je kan de weggever geven en relevante mails sturen dit betrekking hebben met deze weggever.
E-mailadressen
De GDPR slaat vooral om persoonsgegevens, naar een info@ e-mailadres zou je mogelijks wel mails kunnen sturen zonder dat je expliciet toestemming hebt, natuurlijk is dit een grijs gebied.
Bied een mogelijkheid tot uitschrijven
Zorg er voor dat men steeds eenvoudig kan uitschrijven. Moest het ongewenst zijn kan men zich zelf uitschrijven met enkele kliks.
Deze maatregelen gelden niet enkel wanneer je e-mail maar hebben betrekking tot meerdere vormen van directe communicatie zoals sms of whatsapp.